Bạn muốn tạo bảng dữ liệu chuyên nghiệp, tự động cập nhật ngày giờ hiện tại trên Excel? Hàm tự nhảy ngày tháng chính là giải pháp tối ưu dành cho bạn!
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel, giúp bạn tiết kiệm thời gian và thao tác hiệu quả hơn.
I. Hàm Tự Nhảy Ngày Tháng Là Gì? Ứng Dụng Của Hàm Tự Nhảy Ngày Tháng
Trên Excel, dữ liệu ngày tháng có hai dạng: cố định và tự động cập nhật. Hàm tự nhảy ngày tháng thuộc dạng thứ hai, cho phép tự động cập nhật ngày tháng hiện tại một cách dễ dàng.
Ứng dụng của hàm tự nhảy ngày tháng:
- Điền ngày tháng xử lý hóa đơn nhanh chóng: Tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót.
- Cập nhật ngày tháng chính xác: Đảm bảo thông tin luôn được cập nhật mới nhất.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng Excel: Thao tác chuyên nghiệp, xử lý dữ liệu nhanh chóng.
II. Cách Định Dạng Ngày Tháng Năm Trong Excel
Trước khi sử dụng hàm tự nhảy ngày tháng, bạn cần định dạng ngày tháng năm trong Excel theo các bước sau:
1. Hướng dẫn nhanh:
- Chọn cột ngày tháng cần định dạng.
- Click chuột phải, chọn Format Cells…
- Chọn thẻ Number, mục Date.
- Chọn định dạng ở mục Type.
- Nhấn OK.
2. Hướng dẫn chi tiết:
- Bước 1: Click chuột phải vào cột cần định dạng, chọn Format Cells…
- Bước 2: Ở thẻ Number, chọn mục Date và chọn kiểu định dạng ở thẻ Type, sau đó nhấn OK.
(Tham khảo thêm: 3 cách định dạng ngày tháng trong Excel đơn giản)
III. Cách Điền Thông Tin Ngày Tháng Năm Trong Excel
Khi bạn nhập thông tin ngày tháng năm, Excel sẽ tự động hiểu và chuyển về dạng ngày tháng năm theo mặc định và căn lề phải cho dữ liệu.
Các cách nhập ngày tháng năm trên Excel 2010:
- 22/05/2021 Hoặc 22/5/2021 Hoặc 22/5/21
- 22-05-2021 Hoặc 22-5-2021 Hoặc 22-5-21
- 22 may 2021 Hoặc 22 may 21 Hoặc 22 may
Lưu ý:
- Thay đổi định dạng nhanh cho ô dữ liệu: Chọn vùng ô dữ liệu cần thay đổi và nhấn Ctrl+1.
- Kết quả hiển thị dấu ######: Nháy đúp vào cột để thay đổi độ rộng cột cho phù hợp.
IV. Cách Điền Dữ Liệu Ngày, Tháng, Giờ Hiện Tại Trong Excel
1. Sử dụng phím tắt:
Để điền nhanh ngày tháng năm hoặc ngày giờ hiện tại, bạn sử dụng các tổ hợp phím sau:
| Thông tin cần điền | Tổ hợp phím |
|---|---|
| Ngày tháng năm hiện tại | Ctrl + ; |
| Giờ hiện tại | Ctrl + Shift + ; |
Lưu ý: Dữ liệu được điền bằng tổ hợp phím là dữ liệu cố định, không thay đổi.
2. Điền dữ liệu giờ, ngày, tháng, năm tự động cập nhật:
Sử dụng hàm TODAY và NOW để điền thời gian hiện tại và tự động cập nhật:
- Hàm TODAY: Điền ngày tháng năm hiện tại.
- Cú pháp: =TODAY()
- Hàm NOW: Điền ngày tháng năm và giờ hiện tại.
- Cú pháp: =NOW()
Lưu ý:
- Hàm TODAY và NOW lấy thông tin dựa vào thời gian thực của Windows.
- Thời gian không được cập nhật liên tục, chỉ cập nhật khi:
- Khởi động lại file Excel.
- Chỉnh sửa một công thức hoặc hàm bất kỳ.
3. Điền dữ liệu giờ, ngày, tháng, năm cố định:
Kết hợp hàm TODAY hoặc NOW với hàm IF để xử lý dữ liệu trong Excel nhanh chóng hơn.
Ví dụ: Hiển thị nhanh giá trị ngày giờ trong bảng dữ liệu.
- Bước 1: Nhập hàm =IF(C4=”Đã bán”,IF(D4=””,NOW(),D4),””) vào ô tham chiếu để kiểm tra.
- Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo xuống để hiển thị các kết quả còn lại.
- Bước 3: Thay đổi bất kỳ hàng dữ liệu ở cột C bằng chữ “Đã bán” để xem sự thay đổi ở cột thời gian.
Lưu ý:
- Công thức trên là loại công thức bắt buộc tính toán vòng lặp, có thể làm chậm máy tính.
- Để thực hiện được công thức trên, bạn cần bật chức năng tính toán lặp trong Excel:
- Chọn File > Options > Formulas > Click vào mục Enable iterative calculation.
- Maximum Iterations: Số lần lặp tối đa.
- Maximum Change: Thay đổi tối đa, giá trị nhỏ nhất cho phép Excel bắt đầu thực hiện lặp.
V. Cách Tự Động Lấp Đầy Dữ Liệu Ngày Tháng Vào Cột Tính Trong Excel
1. Tự động điền ngày tháng năm theo thứ tự tăng dần:
Điền ngày, tháng năm hoặc giờ vào ô dữ liệu (bằng tổ hợp phím tắt hoặc tự nhập) và dùng trỏ chuột kéo xuống để tự động điền theo thứ tự tăng dần.
2. Tự động điền ngày tháng năm:
Cách 1: Điền bằng AutoFill: Kéo Fill Handle cho các dữ liệu còn lại.
Cách 2: Sử dụng chuột:
- Bước 1: Sử dụng chuột phải kéo trỏ chuột (Fill Handle) cho các dữ liệu còn lại.
- Bước 2: Chọn options theo mục đích sử dụng (ví dụ: Fill Years để tăng năm theo thứ tự).
3. Tự động điền ngày, tháng theo khoảng cách nhất định:
- Bước 1: Sử dụng chuột phải kéo Fill Handle cho các dữ liệu còn lại.
- Bước 2: Chọn options Series… > Date unit (chọn đơn vị thời gian muốn tăng) > Step value (chọn khoảng cách).
- Bước 3: Nhấn OK.
4. Tự động điền ngày, tháng một cách ngẫu nhiên:
Sử dụng hàm RAND (tạo số thực ngẫu nhiên từ 0 đến 1) và RANDBETWEEN (tạo số nguyên ngẫu nhiên giữa 2 số cho trước).
Ví dụ 1: Điền ngày, tháng, năm ngẫu nhiên từ 1/5/2021 đến 1/5/2022.
- Bước 1: Nhập hàm =RANDBETWEEN(DATEVALUE(“24/05/2021”),DATEVALUE(“24/05/2022”)) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.
- Bước 2: Nhấn Enter và dùng trỏ chuột kéo để hiển thị các kết quả còn lại.
Ví dụ 2: Điền giờ ngẫu nhiên từ 7:00 đến 16:30.
- Bước 1: Nhập hàm *=RAND()(TIMEVALUE(“16:30”)-TIMEVALUE(“7:00”))+TIMEVALUE(“7:00”)** vào ô tham chiếu.
- Bước 2: Nhấn Enter và dùng trỏ chuột kéo để hiển thị các kết quả còn lại.
Lưu ý:
- Hàm RAND và RANDBETWEEN trả về giá trị là số.
- Định dạng lại dữ liệu là date hoặc time để hiển thị đúng định dạng ngày giờ.
(Tham khảo thêm: Cách sử dụng hàm RANDBETWEEN có ví dụ dễ hiểu)
Bài viết đã hướng dẫn chi tiết cách tạo hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel. Hy vọng bạn đọc có thể áp dụng thành công vào công việc và học tập! Đừng quên để lại bình luận bên dưới nếu có bất kỳ thắc mắc nào nhé!
